News Update Corporate M&A

Online oprichting BV nu mogelijk

4 januari 2024

Sinds 1 januari 2024 is de Wet Online oprichting besloten vennootschappen ("DOBV") van kracht, waarmee Nederland de EU-richtlijn 2019/1151 heeft geïmplementeerd. Hierdoor is het voor EU-onderdanen en EU-rechtspersonen mogelijk om een BV volledig online op te richten, zonder dat de oprichters fysiek aanwezig moeten zijn bij de notaris of documenten fysiek (met inkt) moeten ondertekenen. Ondertekening van de oprichtingsakte vindt digitaal plaats in een beveiligde omgeving waarbinnen er een videoverbinding is met de notaris. Bovendien maakt de DOBV het mogelijk om de oprichtingsakte en de statuten van de BV uitsluitend in het Engels op te stellen.

Voordelen

De belangrijkste voordelen van het digitaal oprichten van een BV, in plaats van fysiek, zijn de volgende:

De oprichtingsakte en de statuten van de BV mogen in het Nederlands of Engels worden opgesteld. Bij een fysieke oprichting moeten de akte en de statuten in het Nederlands luiden en kan slechts een informele Engelse vertaling worden gemaakt.
Ook een statutenwijziging van een BV die digitaal is opgericht kan in het Nederlands of Engels. Voor een fysiek opgerichte vennootschap moet een statutenwijziging in het Nederlands.
Het is niet nodig en overigens ook niet mogelijk dat de oprichters fysiek voor de notaris verschijnen en de akte fysiek ondertekenen. Ook is geen legalisatie van handtekeningen vereist. Het is voldoende dat de oprichters digitaal worden geïdentificeerd en dat de oprichtingsakte wordt ondertekend met een digitale handtekening.
Een eventuele volmacht van de oprichters aan een medewerker van de notaris om de oprichtingsakte namens hen te ondertekenen kan en moet ook volledig digitaal worden verleend.

Procedure

De procedure voor het digitaal oprichten van een BV is op hoofdlijnen als volgt:

De notaris ontvangt (KYC) informatie van de oprichters en stemt de inhoud van de oprichtingsakte en de statuten met hen af. Onder andere vraagt de notaris wie de oprichters zullen zijn, wie de bestuurders worden van de BV en hoeveel aandelen worden uitgegeven. Het is mogelijk om gebruik te maken van modelstatuten, maar maatwerk is ook mogelijk.
Zodra de notaris alle benodigde informatie heeft ontvangen en de oprichters akkoord zijn met de oprichtingsakte en de statuten krijgen de oprichters een uitnodiging voor een online afspraak om de oprichtingsakte te ondertekenen.
Aan het begin van de online afspraak identificeren de oprichters zich door middel van een elektronisch communicatiemiddel en verifieert de notaris de identiteit aan de hand van een geldig identificatiedocument (zie hierna onder 'vereisten').
Tijdens de online afspraak licht de notaris via een videoverbinding de oprichtingsakte en de statuten toe.
Ter afronding van de digitale afspraak wordt de oprichtingsakte digitaal ondertekend door de oprichters (zie hierna onder 'vereisten') en door de oprichters.

Vereisten

Om een BV digitaal op te richten, is het volgende nodig:

Een tablet of computer met toegang tot het internet.
Een elektronisch identificatiemiddel van het betrouwbaarheidsniveau 'hoog', zoals bedoeld in de Electronic Identities And Trust Services Verordening (eIDAS Verordening).
Een 'gekwalificeerde elektronische handtekening' conform de eIDAS Verordening, ook wel aangeduid als qualified electronic signature (QES).
Een smartphone waarop de ReadID app is geïnstalleerd.
Een geldig Nederlands paspoort of Nederlandse identiteitskaart of een geldig paspoort van een andere EU-lidstaat.

Ad 2 en 3) In Nederland is op dit moment 'itsme' het enige beschikbare eIDAS middel van het betrouwbaarheidsniveau 'hoog' met bijbehorende 'gekwalificeerde elektronische handtekening'. Om 'itsme' te kunnen gebruiken is een geldig Nederlands paspoort of identiteitskaart nodig. Ook buiten Nederland beschikbare middelen kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld door EU-onderdanen uit andere lidstaten dan Nederland. Een volledig overzicht van geschikte middelen is beschikbaar op de site van de eID User Community.

Ad 4) Voor de verificatie van de identiteit van de oprichters wordt gebruik gemaakt van de ReadID Ready mobiele applicatie. Zie het stappenplan en de instructievideo. De mobiele applicatie leest de chip op het identificatiedocument uit en deelt deze informatie met de notaris. Hiervoor is een geldig Nederlands identificatiedocument of een geldig paspoort van een andere EU-lidstaat vereist.

Kanttekeningen

De DOBV kent enkele beperkingen. Zo kunnen alleen BV's digitaal worden opgericht en niet ook andere type rechtspersonen. Ook kunnende de aandelen van een BV alleen worden volgestort in geld en niet in natura. Bovendien kan een eventuele latere statutenwijziging weliswaar in het Nederlands of Engels, maar niet digitaal plaatsvinden. Een statutenwijziging moet op de gebruikelijke fysieke wijze. Ten slotte is voor een digitale oprichting door meerdere oprichters vereist dat alle oprichters digitaal tekenen en kunnen niet één of meer oprichters een fysiek ondertekende volmacht verlenen om de oprichtingsakte digitaal te ondertekenen.

Wij zouden graag zien dat de wettelijke regeling wordt verruimd, onder andere zodat ook andere type rechtspersonen digitaal kunnen worden opgericht en dat aandelen ook kunnen worden volgestort in natura. Zie voor een uitgebreide uitleg van de wettelijke regeling van de digitale oprichting en voor meer aanbevelingen het preadvies van Hylda Boschma, Hanny Schutte-Veenstra en Paul de Vries voor de Koninklijke Vereeniging Handelsrecht.

Daarnaast zijn er praktische implicaties waardoor het onder omstandigheden toch noodzakelijk is dat bepaalde documenten fysiek worden ondertekend. Bijvoorbeeld is voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel van een natuurlijk persoon als bestuurder of commissaris van een BV een data card nodig die door deze persoon met inkt is ondertekend. Ook is een verklaring van de bestuurder of commissaris van de digitaal op te richten BV nodig dat deze persoon geen bestuursverbod opgelegd heeft gekregen in een EU-lidstaat. Bovendien is voor de oprichting van een BV door een buitenlandse rechtspersoon een fysiek ondertekende verklaring nodig van een lokale notaris of advocaat dat de bestuurders van deze rechtspersoon bevoegd zijn tot vertegenwoordiging. Aandacht verdient dat op een notariële verklaring een apostille is vereist en dat bij een verklaring van een advocaat bewijs moet worden gevoegd van diens toelating tot de lokale orde van advocaten.

Ten slotte kan de notaris onder bijzondere omstandigheden verlangen dat de oprichting alsnog fysiek plaatsvindt, in plaats van digitaal, bijvoorbeeld bij vermoedens van identiteitsfraude.

Meer informatie?

Heeft u vragen of wenst u meer informatie te ontvangen naar aanleiding van het bovenstaande, neemt u dan contact op met Paul de Vries, Kyoko Tollenaar, Philippe Stille of Thomas de Rave.

Written by: