Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Houthoff Coöperatief U.A., Houthoff België B.V., Houthoff London LLP en Houthoff New York B.V. (hierna gezamenlijk: "Houthoff", "wij" en "ons"). De kantoren van Houthoff bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Brussel, Londen en New York. Meer informatie over onze kantoren vindt u op onze website.

Door middel van deze privacyverklaring informeren wij iedere bezoeker van www.houthoff.com en www.werkenbijhouthoff.nl, cliënten en andere betrokkenen van wie wij persoonsgegevens verwerken over:

De persoonsgegevens die wij verzamelen en op welke wijze wij dat doen.
De doeleinden en grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens.
Hoelang wij persoonsgegevens bewaren.
Met wie wij persoonsgegevens delen.
Hoe wij persoonsgegevens beschermen.
Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Hoe u contact met ons kunt opnemen.

Wij respecteren uw privacy en verwerken persoonsgegevens conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Cookies

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën, zowel van onszelf als van derde partijen. Lees meer over ons gebruik van cookies in onze cookieverklaring.

Sollicitanten

In onze privacyverklaring sollicitanten leest u meer over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van sollicitaties en deelname aan wervings- en selectieactiviteiten. Wij raden u aan deze aanvullende verklaring te lezen indien deze op u van toepassing is.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon.

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die wij verkrijgen uit andere bronnen, zoals:

Basisgegevens zoals uw voor- en achternaam, geslacht en (functie)titel;
Contactgegevens, zoals uw (zakelijke) e-mailadres, afdeling, bedrijfs-/huisadres en uw (zakelijke) telefoonnummer;
Uw geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
Een kopie van uw identiteitsdocument;
Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in het kader van evenementen, seminars en bijeenkomsten;
Persoonsgegevens die u ons verstrekt ten behoeve van een sollicitatie en gegevens uit uw cv, zie hiervoor de privacyverklaring sollicitanten;
Gegevens over het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken en gegevens over uw bezoek aan onze website;
Alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de doeleinden zoals hierna worden vermeld.

Voor zover wij bijzondere persoonsgegevens verwerken doen wij dat alleen wanneer de betrokkene die doelbewust openbaar heeft gemaakt, zoals bedoeld in Artikel 9(2)( e) AVG.

Hoe verkrijgen wij deze gegevens?

Houthoff kan persoonsgegevens ontvangen van u zelf of van derden die bevoegd zijn uw gegevens te verstrekken, zoals uitzendbureaus, selectiebureaus en uw werkgever of collega's. Ook kunnen wij gegevens ontvangen uit openbare (online) bronnen zoals bedrijfswebsites, sociale media platforms, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster. Tot slot kunnen wij persoonsgegevens verkrijgen in het kader van de uitvoering van onze juridische dienstverlening.

Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Doeleinde van de verwerking	Grondslag
Juridische dienstverlening aan cliënten (zoals het voeren van procedures, het geven van advies, het bijstaan in transacties, etc.).	Ter uitvoering van overeenkomsten Wettelijke verplichtingen Gerechtvaardigd belang
Marketingactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze (recruitment)events en andere communicatie die voor u van belang kan zijn.	Gerechtvaardigd belang Toestemming
Het genereren van statistieken en analyses van onze website om de gebruikerservaring te verbeteren. Lees meer in onze cookieverklaring.	Gerechtvaardigd belang Toestemming
De verbetering of ontwikkeling van de bedrijfsvoering of de kwaliteit van onze eigen (juridische) dienstverlening.	Gerechtvaardigd belang
Voor recruitment- en wervingsactiviteiten verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen over werving en overige mogelijkheden.	Gerechtvaardigd belang Toestemming
De behandeling van uw sollicitatie.	Gerechtvaardigd belang Toestemming
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en vereisten, waaronder archiveringsverplichtingen, verantwoordingsverplichtingen, verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en uit beroepsregelgeving, zoals de Verordening op de advocatuur (Voda) en de Wet op het notarisambt (Wna).	Wettelijke verplichtingen
Het uitoefenen van rechten in het kader van juridische geschillenbeslechting, zodat wij verweer kunnen voeren en/of stellingen kunnen onderbouwen.	Gerechtvaardigd belang
Verzekeringsdoeleinden	Gerechtvaardigd belang
Het inkopen van goederen en/of diensten rechtstreeks van u of uw bedrijf.	Gerechtvaardigd belang Ter uitvoering van overeenkomst

Met wie delen wij uw persoonsgegevens en waarom?

In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens uitwisselen tussen de verschillende rechtspersonen van Houthoff en daarbuiten met anderen, die betrokken zijn bij onze bedrijfsvoering en dienstverlening, waaronder:

Derden die relevant zijn voor de juridische diensten die wij verlenen, zoals wederpartijen, andere advocaten en adviseurs, deskundigen, rechterlijke instanties, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen;
Derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden, zoals ICT-leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers van wie wij bepaalde ondersteunende diensten afnemen.

Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derde partijen geschiedt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de vermelde grondslagen.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Houthoff is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van een verwerker van Houthoff, sluiten wij met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Om onze diensten te kunnen leveren, kan het nodig zijn dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij proberen dit, waar mogelijk, te voorkomen en waarborgen dat een doorgifte voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Voor meer informatie over de passende waarborgen die wij hebben getroffen in het geval van een doorgifte van uw persoonsgegevens aan een ontvanger buiten de EER, kunt u contact opnemen met privacy@houthoff.com.

Uw rechten en hoe wij deze respecteren

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u de volgende rechten:

Het recht op inzage (Artikel 15 AVG): u heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. In sommige gevallen kunnen wij echter beperkt zijn in het verstrekken van kopieën vanwege wettelijke verplichtingen die zich tegen verstrekking verzetten, zoals de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht.
Het recht op rectificatie (Artikel 16 AVG): u heeft het recht om ons te verzoeken uw gegevens te wijzigen indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Recht op gegevenswissing (Artikel 17 AVG): onder omstandigheden heeft u recht op verwijdering van uw persoonsgegevens, of het ‘recht op vergetelheid’. Wij behouden ons het recht om in sommige gevallen gegevens te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen. Dit kan resulteren in beperkingen bij het honoreren van uw verzoek.
Recht op beperking (Artikel 18 AVG): u kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, zoals in geval van onjuiste gegevens of onrechtmatige verwerking.
Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG): u heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat om de gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie.
Recht van bezwaar (Artikel 21 AVG): u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de grondslag gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld indien u geen directe marketingcommunicatie meer wilt ontvangen.
Intrekken toestemming (Artikel 7(3) AVG): u heeft te allen tijde het recht heeft om de door u gegeven toestemming in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.

U kunt uw verzoek bij ons indienen door contact op te nemen met privacy@houthoff.com.

Wanneer u gebruikmaakt van uw rechten, kunnen wij u het beste van dienst zijn als u in uw verzoek zo specifiek mogelijk bent. Houd er rekening mee dat Houthoff om aanvullende informatie kan vragen ter verificatie van uw identiteit. Wij houden ons aan onze beroepsmatige geheimhoudingsplicht. Daarom is het niet altijd mogelijk om gevraagde informatie vrij te geven.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor uitgebreidere informatie over de rechten die u kunt uitoefenen op basis van de privacywetgeving, verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden genoemd in deze privacyverklaring of om te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarnaast hanteren wij verschillende bewaartermijnen voor persoonsgegevens, afhankelijk van het verwerkingsdoel.

Indien u uw persoonsgegevens wilt laten verwijderen of meer informatie wenst over ons bewaartermijnenbeleid, neem dan gerust contact met ons op. Voor details omtrent de geldende bewaartermijnen voor uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@houthoff.com.

De beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging van alle gegevens die wij verwerken, waaronder persoonsgegevens. Wij zijn in het bezit van een ISO 27001 certificaat. ISO 27001 is een internationale standaard voor informatiebeveiliging. In dat kader zijn passende technische, fysieke, mensgerichte en organisatorische maatregelen getroffen om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.

Onze medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn in beginsel verplicht tot geheimhouding. Wij hanteren een intern beleidskader en minimumstandaarden voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging, die regelmatig worden herzien, mede op basis van nieuwe regelgeving en marktontwikkelingen. Gegevensbescherming is ingebouwd in het ontwerp van onze systemen en processen. Bij het introduceren van nieuwe systemen of nieuwe vormen van gegevensverwerking houden wij rekening met de beginselen 'privacy by design' en 'privacy by default'.

Onze website is gehost op een server binnen de EU, gevestigd in Amsterdam. Onze data-opslag wordt gehost op servers, die zich bevinden op Europees grondgebied.

Tot slot hebben wij maatregelen getroffen en processen ingericht om – indien nodig - meldingsplichtige datalekken tijdig aan de relevante autoriteiten te melden en in sommige gevallen ook aan de betrokkenen.

Contact

U kunt contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Houthoff via privacy@houthoff.com als u vragen, verzoeken of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen uw vraag, verzoek of klacht zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en u informeren over de uitkomst.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld vanwege gewijzigde wet- en regelgeving en/of een verandering in de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien in augustus 2024. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.