Privacyverklaring Sollicitanten
Houthoff Coöperatief U.A. en haar dochtervennootschappen Houthoff België B.V., Houthoff London LLP en Houthoff New York B.V. (hierna gezamenlijk aangeduid als "Houthoff", "wij" en "ons") respecteren de privacy van sollicitanten en gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van wervings-, selectie-, sollicitatie- en recruitmentactiviteiten.
Deze verklaring is van toepassing op alle personen die bij Houthoff solliciteren of deelnemen aan wervings- en selectieactiviteiten en is een aanvulling op en dient gelezen te worden in samenhang met de algemene privacyverklaring en cookieverklaring. In deze privacyverklaring is informatie te vinden over:
- De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u bij ons solliciteert.
- Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden wij persoonsgegevens verwerken.
- Met wie wij persoonsgegevens delen.
- Hoelang wij persoonsgegevens bewaren.
- Welke rechten u heeft en hoe deze uit te oefenen zijn.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het bepalen van de doeleinden en de middelen van de verwerking en dat wij wettelijke verplichtingen hebben om persoonsgegevens te beschermen en rechten te respecteren. Voor recruitment- en selectieprocedures verzamelt en verwerkt Houthoff verschillende categorieën persoonsgegevens, waaronder:- Basisinformatie, waaronder uw voornaam, achternaam, voorvoegsel en titel;
- Contactgegevens, waaronder uw e-mailadres, adres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
- Uw geslacht, geboortedatum, nationaliteit en andere informatie die relevant kan zijn voor uw identiteit;
- Uw cv, motivatiebrief, diploma's, certificaten, referenties, aanbevelingsbrieven en andere informatie over uw opleiding, werkervaring, vaardigheden en kwalificaties;
- Uw beschikbaarheid, salarisindicatie, reisbereidheid en andere voorkeuren of wensen en alle andere notities van gesprekspartners tijdens het (sollicitatie)gesprek;
- Gegevens verkregen in het kader van assessments en/of andere testen tijdens het sollicitatietraject;
- Informatie ontvangen in het kader van een pre-employment screening (PES), zoals referentiechecks, een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en integriteitsverklaring;
- Andere vrijwillig verstrekte persoonsgegevens.
Voor zover wij bijzondere persoonsgegevens verwerken doen wij dat alleen wanneer de betrokkene die doelbewust openbaar heeft gemaakt, zoals bedoeld in Artikel 9(2)( e) AVG.
Indien u verplicht bent bepaalde persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting die op ons rust of om een arbeidsovereenkomst met u aan te kunnen gaan, informeren wij u hierover en leggen we de mogelijke gevolgen uit van het niet verstrekken van deze gegevens.
Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
| Doeleinde van de verwerking | Grondslag |
| Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten en het uitvoeren van de sollicitatieprocedure. |
|
| Het doorlopen van de precontractuele fase met u en het kunnen aangaan van een overeenkomst met u, met inbegrip van een arbeidsovereenkomst. |
|
| Het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie. |
|
| Het uitvoeren van een PES. |
|
| Communicatie omtrent en het uitnodigen voor recruitment activiteiten. |
|
| Het voeren van een juiste administratie en intern beheer. |
|
| Het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen. |
|
Pre-employment screening (PES)
Bij Houthoff hechten wij grote waarde aan de integriteit en geschiktheid van onze toekomstige medewerkers. Als integraal onderdeel van ons selectieproces voeren we een PES uit. Het uitvoeren van een PES behartigt ons gerechtvaardigd belang en is noodzakelijk voor het verkrijgen van een vollediger beeld van een sollicitant zodat wij erop kunnen vertrouwen dat onze (toekomstige) werknemers integer en betrouwbaar zijn.
Het doel van deze screening is om relevante gegevens van potentiële medewerkers te verifiëren en om ons aan de hoogste ethische- en gedragsnormen te houden. De aard en inhoud van de screening variëren afhankelijk van de specifieke functie waarvoor u solliciteert. Daarover wordt u vooraf geïnformeerd.
De PES kan de volgende elementen omvatten:
- Het verifiëren van uw arbeidsverleden, opleiding en andere benodigde informatie om kwalificaties en geschiktheid voor de functie te beoordelen;
- Het uitvoeren van een assessment of een persoonlijkheidsvragenlijst om competenties, vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken te meten;
- Het opvragen van een VOG, een integriteitsverklaring of andere documenten die betrouwbaarheid aantonen;
- Het raadplegen van openbare bronnen, zoals het insolventieregister, het curatele- en bewind register, het Centraal Justitieel Incassobureau, het register van de Nederlandse Orde van Advocaten of andere beroepsorganisaties, of het internet.
Voor de PES kunnen wij specialiseerde externe partijen inschakelen. De sollicitant wordt verzocht om de vereiste gegevens rechtstreeks aan deze partijen te verstrekken. Wij hebben met deze partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten om de bescherming en juiste verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze partijen mogen de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor wij deze aan hen hebben verstrekt en moeten deze na afloop van de screening verwijderen of aan ons retourneren.
Deelname aan de PES is vrijwillig, maar wel een voorwaarde voor het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst met ons. Indien ervoor wordt gekozen om bepaalde informatie niet te verstrekken of niet deel te nemen aan de screening, kan dit betekenen dat een sollicitant niet verder kan deelnemen aan het selectieproces of dat wij de sollicitant geen aanbod kunnen doen.
Bewaartermijnen persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en verwerkt, in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wetgeving. De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type functie waarop u solliciteert en de uitkomst van de sollicitatieprocedure.
Bij elke sollicitatie bij Houthoff worden uw naam, de datum van het gesprek en de functie waarvoor u solliciteert genoteerd voor administratieve doeleinden.
Houthoff hanteert de volgende specifieke bewaartermijnen:
- Startersfuncties advocaat-stagiaire / belastingadviseur-stagiaire / kandidaat-notaris-stagiaire: Persoonsgegevens, inclusief assessmentgegevens, worden uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij u na de procedure bij ons in dienst treedt of u ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor toekomstige vacatures. In dat geval worden de gegevens maximaal drie jaar bewaard na het verkrijgen van uw toestemming.
- Studerend Juridisch Medewerker (SJM): Persoonsgegevens worden gedurende drie jaar bewaard mits u toestemming heeft gegeven. Bij het indienen van de sollicitatie via de website, geeft u toestemming voor het verwerken en bewaren van uw gegevens. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit per e-mail aangeven. Zonder toestemming worden alle gegevens uit bestanden en systemen verwijderd. Mocht u in dienst komen, dan gelden de bewaartermijnen voor werknemers van Houthoff.
- Student-stagiaire: Persoonsgegevens worden gedurende drie jaar bewaard mits u toestemming heeft gegeven. Bij het indienen van de sollicitatie via de website, geeft u middels een vinkje toestemming voor deze bewaartermijn. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit per e-mail aangeven. Zonder toestemming worden alle gegevens uit bestanden en systemen verwijderd. Mocht u in dienst komen, gelden de bewaartermijnen voor werknemers van Houthoff.
- Recruitmentevents Houthoff: Persoonsgegevens worden gedurende drie jaar bewaard mits u toestemming heeft gegeven. Bij het indienen van de sollicitatie via de website, geeft u middels een vinkje toestemming voor deze bewaartermijn. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit per e-mail aangeven. Zonder toestemming worden alle gegevens uit bestanden en systemen verwijderd.
- Recruitmentevents via externe partijen: Persoonsgegevens worden gedurende drie jaar bewaard mits u via de externe partij toestemming heeft gegeven. Zonder toestemming worden alle gegevens uit bestanden en systemen verwijderd.
- In dienst bij Houthoff: Indien u in dienst treedt, worden uw persoonsgegevens bewaard in het personeelsdossier tot twee jaar na het einde van het dienstverband, tenzij wij wettelijk verplicht zijn of een gerechtvaardigd belang hebben om uw gegevens langer te bewaren.
Sollicitanten hebben te allen tijde het recht om een verzoek tot verwijdering in te dienen. U kunt uw verzoek richten aan privacy@houthoff.com. Wij zijn niet in alle gevallen verplicht hieraan te voldoen, bijvoorbeeld indien wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te langer te bewaren.
Beveiliging persoonsgegevens
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen op technisch, fysiek en organisatorisch niveau om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te waarborgen en om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging, in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wetgeving.
De toegang tot persoonsgegevens van sollicitanten is beperkt tot onze medewerkers die direct betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Medewerkers van HR en andere direct betrokkenen hebben uitsluitend toegang op basis van strikte 'need-to-know' voor de hierboven beschreven doeleinden. Zij behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk.
Doorgifte persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met personen binnen onze organisatie die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Houthoff verstrekt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij wij daarvoor uw toestemming hebben, wij daartoe verplicht zijn door de wet of wij daarvoor een andere gerechtvaardigde reden hebben. Wij maken indien nodig passende afspraken met derden over de privacyregels.
In sommige gevallen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgeven naar kantoren van Houthoff of derden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer iemand solliciteert naar een functie bij een van onze kantoren buiten de EER, waarbij Houthoff zorgt voor een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens.
Wij vragen altijd uw toestemming voor het overdragen van uw persoonsgegevens naar een derde buiten de EER.
Contact en klachten
U kunt contact opnemen met Houthoff via privacy@houthoff.com als u vragen, verzoeken of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen uw klacht zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en u informeren over de uitkomst.Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt door Houthoff, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthoudende autoriteit in de Europese Unie.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld vanwege gewijzigde wet- en regelgeving en/of een verandering in de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien in augustus 2024. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.